El registro de viajeros en la Policía es una de las obligaciones legales más importantes para cualquier propietario o gestor de alojamientos turísticos en España. No se trata solo de un trámite administrativo, sino de una medida clave para garantizar la seguridad ciudadana y colaborar con las fuerzas de seguridad del Estado.
Este proceso permite que la Policía Nacional, la Guardia Civil o los Mossos d’Esquadra tengan acceso inmediato a los datos de los huéspedes que se alojan en cualquier establecimiento, desde hoteles hasta apartamentos turísticos o casas rurales.
Cumplir correctamente con este requerimiento no solo evita sanciones, sino que también contribuye a profesionalizar la gestión del alojamiento. Además, con la entrada en vigor de nuevas normativas como el Real Decreto 933/2021, el sistema ha evolucionado significativamente hacia procesos más digitales y seguros.
¿Qué es el registro de viajeros y por qué es obligatorio?
Definición y propósito del registro de viajeros
El registro de viajeros es el procedimiento mediante el cual los alojamientos turísticos deben comunicar a las autoridades competentes los datos de identificación de las personas hospedadas. Estos datos incluyen nombre completo, número de documento, fecha de entrada y salida, nacionalidad, entre otros.
Su objetivo principal es colaborar en el mantenimiento del orden público y en la prevención de delitos, ya que permite a los cuerpos de seguridad tener control sobre la ocupación de inmuebles de forma inmediata.
Marco legal del registro de viajeros
La obligación de registrar a los huéspedes se basa en una normativa que ha evolucionado con el tiempo. Inicialmente, se sustentaba en la Orden INT/1922/2003, que establecía las reglas básicas para la comunicación de datos a la Policía Nacional y Guardia Civil.
Actualmente, esta normativa ha sido reforzada por el Real Decreto 933/2021, el cual introduce nuevas exigencias para el control documental y digital de los registros. Este decreto entró en vigor en octubre de 2021 y tiene como finalidad modernizar y unificar el sistema de registro en toda España, exigiendo medios digitales para su cumplimiento.
El cumplimiento de este nuevo marco es indispensable para evitar multas que pueden oscilar entre los 601 € y los 30.000 €, dependiendo del tipo de infracción.
Evolución del proceso de registro: de WebPol a SES.HOSPEDAJES
WebPol / E-HOTEL: la plataforma inicial
Hasta hace poco, los propietarios de alojamientos turísticos estaban obligados a registrar manualmente los datos de los huéspedes a través de WebPol (también conocido como E-HOTEL), una plataforma oficial gestionada por el Ministerio del Interior.
Este sistema requería un certificado digital para el acceso y estaba limitado por una interfaz poco amigable y procesos que, en muchos casos, resultaban obsoletos y engorrosos, especialmente para quienes gestionaban varias propiedades.
Transición a SES.HOSPEDAJES: razones y mejoras
En 2023, como parte de la implementación del Real Decreto 933/2021, se inició la migración a SES.HOSPEDAJES, una nueva plataforma centralizada desarrollada para modernizar y digitalizar completamente el proceso.
El sistema SES.HOSPEDAJES centraliza toda la información sobre los huéspedes en un único canal online, agilizando el acceso por parte de las fuerzas de seguridad y evitando duplicidades entre cuerpos policiales.
Las mejoras más destacadas incluyen:
- Acceso más simplificado con certificado digital o Cl@ve.
- Carga masiva de datos y automatización.
- Interfaz más moderna y adaptable a distintos dispositivos.
- Mayor integración con software externo de gestión.
Impacto del Real Decreto 933/2021 en el proceso
El Real Decreto 933/2021, que sustituye en parte a la normativa anterior, supone un cambio de paradigma. Este nuevo marco amplía el tipo de alojamientos obligados al registro e introduce medidas de trazabilidad documental para mejorar la supervisión estatal.
Entre los puntos clave del decreto están:
- La obligatoriedad del registro digital en la plataforma SES.HOSPEDAJES.
- La necesidad de conservar la documentación de los huéspedes durante un plazo mínimo (normalmente 3 años).
- La exigencia de establecer protocolos de seguridad para el tratamiento de datos.
Estas medidas no solo buscan aumentar la eficacia del control policial, sino también facilitar la vida al propietario mediante un sistema más moderno y automatizado.
Procedimiento para realizar el registro de viajeros en SES.HOSPEDAJES
Con la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, el procedimiento para registrar viajeros en alojamientos turísticos en España ha sido completamente digitalizado. Ahora se centraliza a través de la plataforma oficial SES.HOSPEDAJES, gestionada por el Ministerio del Interior, cuyo objetivo es simplificar, agilizar y estandarizar el proceso en todo el territorio nacional.
A continuación, se detallan los pasos necesarios para cumplir correctamente con esta obligación legal.
Alta en la plataforma SES.HOSPEDAJES
El primer paso para poder registrar viajeros es darse de alta como titular de un establecimiento de hospedaje. Este trámite debe realizarse en la sede electrónica del Ministerio del Interior, accediendo a la sección específica de SES.HOSPEDAJES.
Para ello, es necesario contar con:
- Certificado digital válido o sistema Cl@ve.
- NIF o CIF del titular del alojamiento.
- Datos del establecimiento (nombre, dirección, tipo de alojamiento, etc.).
Una vez completado el registro, el titular podrá gestionar el alta de alojamientos concretos y designar usuarios autorizados (como gestores, empleados o empresas de administración).
Documentación necesaria para el registro de huéspedes
El propietario o gestor del alojamiento está obligado a recopilar los siguientes datos de cada persona alojada:
- Nombre y apellidos completos.
- Documento identificativo válido (DNI, pasaporte o NIE).
- Número y tipo de documento.
- Fecha de expedición del documento.
- Nacionalidad.
- Fecha de entrada y salida del establecimiento.
Esta información debe ser recogida en el momento del check-in y registrada digitalmente en la plataforma. En alojamientos que utilicen herramientas de automatización, los datos pueden integrarse directamente en SES.HOSPEDAJES a través de API o software homologado.
Plazos y forma de envío de la información
La normativa establece que los datos de los viajeros deben ser comunicados a las autoridades en un plazo máximo de 24 horas desde su llegada al alojamiento. Este envío se realiza exclusivamente de forma telemática a través de SES.HOSPEDAJES.
Además de la obligación de enviar los datos, los establecimientos deben conservar los registros originales durante un período determinado, que suele ser de tres años, en cumplimiento con la normativa de seguridad y protección de datos.
El incumplimiento de los plazos o la omisión del envío puede considerarse una infracción administrativa grave, lo que conlleva posibles sanciones económicas y la pérdida de autorizaciones en casos reiterados.
Obligaciones de los propietarios y gestores de alojamientos turísticos
Los propietarios y gestores de alojamientos turísticos, ya sean apartamentos, casas rurales, hoteles o viviendas de uso turístico, asumen una serie de responsabilidades legales en relación con el registro de viajeros. Estas obligaciones no solo se limitan a comunicar los datos a la Policía o Guardia Civil, sino que también implican un tratamiento adecuado de la información y una correcta gestión documental.
Recopilación y conservación de datos de los huéspedes
Desde el momento en que un huésped se registra, el responsable del alojamiento debe asegurarse de que todos los datos personales requeridos sean recogidos con precisión, incluyendo nombre, apellidos, número de documento identificativo, nacionalidad y fechas de entrada y salida.
Además de la recopilación, es obligatorio conservar un archivo digital con los datos de cada huésped. Este archivo debe estar protegido y accesible solo a personal autorizado, y debe mantenerse durante un periodo mínimo de tres años, como establece el Real Decreto 933/2021.
Esta obligación también se extiende a los contratos o justificantes de reserva si la información se transmite desde plataformas de intermediación.
Medidas de seguridad en el tratamiento de datos
La ley exige que los establecimientos implementen medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos recopilados. Esto incluye:
- Almacenamiento en sistemas informáticos seguros.
- Acceso restringido a personas autorizadas.
- Copias de seguridad periódicas.
- Uso de software que cumpla con la legislación vigente en protección de datos.
El incumplimiento de estas medidas puede derivar en sanciones por vulneración de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
Plazos, control documental y colaboración con las autoridades
Todos los datos de los viajeros deben ser comunicados a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES en un plazo máximo de 24 horas desde el check-in. Además, los propietarios deben estar disponibles para proporcionar la documentación completa en caso de inspecciones, tanto por parte de los cuerpos de seguridad como por organismos de control turístico.
También es necesario informar a las autoridades si se produce alguna incidencia relevante durante la estancia de un huésped, como comportamientos sospechosos o altercados.
Consecuencias legales por incumplimiento
El no cumplimiento de las obligaciones de registro puede derivar en multas económicas que oscilan desde los 601 € por infracciones leves hasta los 30.000 € en casos graves, como la falsificación de documentos, el ocultamiento de información o la reincidencia.
Además, el incumplimiento reiterado puede conllevar la suspensión de la actividad turística o la retirada de licencias por parte de las autoridades autonómicas.
Cumplir con estas obligaciones no solo es una exigencia legal, sino una práctica que aporta transparencia, profesionalidad y seguridad, tanto para el propietario como para los huéspedes. Una gestión rigurosa del registro de viajeros refuerza la confianza en el sector y contribuye al desarrollo de un turismo responsable y bien regulado.
Herramientas y soluciones para automatizar el registro de viajeros
El registro manual de viajeros puede ser una tarea tediosa, especialmente para quienes gestionan varios alojamientos o trabajan con altos volúmenes de reservas. Afortunadamente, hoy existen múltiples herramientas tecnológicas que permiten automatizar este proceso, garantizando el cumplimiento legal y mejorando la eficiencia operativa del negocio.
Aplicaciones y software especializados
Existen plataformas digitales específicas que permiten a propietarios y gestores turísticos registrar automáticamente a los viajeros en la base de datos de la Policía a través de la integración con SES.HOSPEDAJES. Estas soluciones suelen contar con funcionalidades como:
- Escaneo de documentos de identidad (DNI, pasaporte, NIE).
- Envío automático de partes de entrada en tiempo real.
- Firma digital del parte de viajeros.
- Acceso desde dispositivos móviles y tablets.
- Generación de archivos en formato compatible con los requisitos oficiales.
Estas herramientas permiten cumplir la normativa sin necesidad de acceder manualmente a la plataforma gubernamental, ahorrando tiempo y reduciendo errores humanos.
Ventajas de la automatización
Automatizar el registro de viajeros aporta múltiples beneficios tanto en términos operativos como legales:
- Cumplimiento garantizado con los plazos legales (24 horas desde la llegada del huésped).
- Reducción del riesgo de sanciones por olvidos o errores en la introducción de datos.
- Ahorro de tiempo y recursos en la gestión administrativa.
- Centralización de los registros de distintos alojamientos en una sola interfaz.
- Mejora de la experiencia del huésped al agilizar el check-in.
Este tipo de tecnología también es clave para propiedades que operan de forma remota o sin recepción física, donde el acceso automatizado se convierte en una herramienta esencial.
Integración con SES.HOSPEDAJES y otros sistemas
La mayoría de los software de gestión de alojamientos (PMS – Property Management System) ya ofrecen integración directa con SES.HOSPEDAJES, lo que permite automatizar completamente el proceso de alta de viajeros sin necesidad de duplicar tareas.
Además, muchas de estas plataformas se integran también con sistemas de cerraduras electrónicas, channel managers, motores de reservas y herramientas fiscales, lo que permite al anfitrión gestionar todo el negocio desde un solo entorno digital.
Elegir una solución tecnológica adaptada al volumen y características del alojamiento no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también profesionaliza la operativa turística y mejora la rentabilidad.
El registro de viajeros ante la Policía Nacional, Guardia Civil o cuerpos autonómicos es una obligación legal ineludible para cualquier alojamiento turístico en España. Esta medida, pensada para reforzar la seguridad ciudadana, también representa una oportunidad para mejorar la organización y eficiencia de los alojamientos.
Con la digitalización del proceso a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES, el cumplimiento de esta normativa se ha simplificado y estandarizado. Aun así, los propietarios deben ser conscientes de sus responsabilidades en cuanto a la recogida, conservación y envío de datos, así como de las posibles sanciones derivadas del incumplimiento.
La adopción de herramientas automatizadas no solo permite cumplir con los requisitos legales de forma precisa y segura, sino que también libera tiempo para centrarse en lo que realmente importa: ofrecer una experiencia excelente al huésped.
En un entorno cada vez más regulado y digital, la profesionalización del sector pasa por integrar tecnología, conocer la normativa vigente y actuar con responsabilidad. Solo así es posible competir, crecer y contribuir a un turismo más seguro, transparente y de calidad.
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